Mais de 14 mil condomínios brasileiros já utilizam portaria remota operada por centrais de monitoramento, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Sistemas Eletrônicos de Segurança (ABESE). O avanço da solução traz à gestão condominial a necessidade de definir procedimentos claros para a entrada de visitantes e prestadores de serviço.

Fabiano Fernandes, especialista em segurança condominial e CEO do Grupo Bravo TE, afirma que a simples presença de equipamentos não garante a segurança se não houver protocolos padronizados, integração dos sistemas e adesão dos moradores às regras.

O primeiro ponto crítico são os protocolos de liberação. Quando cada turno ou porteiro adota critérios diferentes – por exemplo, ao receber um prestador não agendado ou uma visita inesperada – a portaria responde de forma distinta a cada situação, dificultando o controle e criando brechas de acesso.

A segunda fragilidade está na estrutura tecnológica. Câmeras instaladas em locais que geram pontos cegos, interfones afastados do posto de trabalho e, sobretudo, sistemas que não se comunicam entre si – cadastros de moradores em uma ferramenta, registro de visitantes em outra e planilhas para prestadores – exigem que a equipe reconcilie informações manualmente, aumentando o risco de erros e de inconsistências nos históricos de acesso.

Além da tecnologia, a qualificação da equipe é essencial. Operadores que desconhecem os protocolos ou não são treinados continuamente tendem a tomar decisões improvisadas diante de situações não previstas, como documentos incompletos ou comportamentos suspeitos. A falta de treinamento também afeta a capacidade de reconhecer tentativas de acesso indevido.

Os próprios moradores têm papel ativo na segurança. A liberação de terceiros sem a devida identificação ou o compartilhamento de senhas e tags enfraquece as medidas adotadas. Por isso, a comunicação interna deve explicar não apenas as regras, mas a importância de cumpri‑las.

Para mitigar esses riscos, Fernandes recomenda quatro ações para gestores de condomínios:

• Revisar periodicamente os protocolos de entrada e saída;
• Manter os cadastros de moradores, visitantes e prestadores sempre atualizados;
• Capacitar as equipes de portaria de forma contínua;
• Orientar os moradores sobre os procedimentos de segurança e sua relevância.

"A revisão dos procedimentos não deve ser pontual, pois o fluxo de pessoas, a adoção de novas tecnologias e a composição da equipe evoluem ao longo do tempo. Quando tecnologia, pessoas e processos são alinhados uns aos outros, a operação de portaria remota ganha eficiência e reduz vulnerabilidades", conclui Fernandes.