Com o avanço da Reforma Tributária, a criação do IBS e da CBS, que formam o chamado IVA Dual, amplia a necessidade de as empresas avaliarem os possíveis impactos das novas regras sobre contratos e relações comerciais com clientes e fornecedores.

Para mensurar essa preparação, o estudo Panorama Contas a Pagar, produzido pela Qive, analisou a aderência das empresas às novas exigências a partir de mais de 104 milhões de documentos fiscais emitidos no primeiro trimestre de 2026 (60,1 milhões de NFes e 44,3 milhões de NFSes). Os dados revelam um cenário de duas velocidades: enquanto a adequação já ganhou escala nas notas fiscais de mercadorias (78,5%), o avanço nas notas de serviço ainda é inicial (apenas 16,3%).

Segundo Erika Daguani, CPO e CHRO da Qive, pontos como precificação, repasse de impostos e definição de responsabilidades tributárias podem ser impactados pelas novas regras e, por isso, merecem ser reavaliados nos contratos. Diante disso, as empresas precisarão ampliar o controle sobre os dados de fornecedores e documentos fiscais.

"O impacto mais sensível para as organizações não deve se concentrar apenas na interpretação jurídica das novas regras, mas em um ponto frequentemente subestimado: a integração de dados entre fiscal, financeiro, compras e fornecedores. As empresas que ainda dependem de planilhas, simulações isoladas ou análises pós-fechamento terão dificuldade para acompanhar o ritmo exigido pela nova legislação", explica Erika.

Quando o olhar se volta para empresas do Simples Nacional e MEIs, que não estavam sujeitas em 2026 às mesmas exigências aplicáveis ao regime regular, o padrão de baixa adesão se repete nas duas frentes: apenas 5,6% em mercadorias e menos de 1% em serviços.

Essa leitura foi possível porque a metodologia do estudo dividiu as organizações em duas camadas tributárias: as enquadradas no regime regular, alcançadas pelas exigências previstas para o período de testes de 2026, e os pequenos negócios optantes pelo Simples Nacional, cuja entrada nas novas regras ocorre a partir de 2027.

A classificação foi extraída diretamente dos documentos fiscais, pelo Código de Regime Tributário nas NFes e pela identificação da opção pelo Simples nas NFSes. Dessa forma, o levantamento ajuda a distinguir a baixa adequação decorrente do estágio tecnológico de empresas já inseridas na transição daquela relacionada ao calendário aplicável aos pequenos negócios.

Os dados de mercadorias revelam um avanço mais expressivo entre as empresas efetivamente sujeitas às exigências do regime regular em 2026. O resultado indica uma associação entre o calendário regulatório e o ritmo de adaptação, com diferentes estágios de preparação ao longo da cadeia de suprimentos.

Documento fiscal incompleto pode custar caro

A divergência no nível de aderência entre notas fiscais de mercadorias e de serviços reforça que a transição também afeta a gestão de fornecedores. De acordo com Daguani, a convivência entre as regras tributárias anteriores e os novos formatos fiscais tende a elevar a complexidade de falhas que, até então, eram contornadas por rotinas manuais das equipes. "Um exemplo disso é a desconexão comum entre nota fiscal, pedido de compra, comunicação com fornecedores — muitas vezes feita por canais informais, como WhatsApp — e o registro final no ERP", complementa.

Nesse cenário, o XML assume um papel ainda mais estratégico por concentrar as informações usadas na escrituração, na apuração tributária e na conferência das operações. "À medida que as novas regras avançarem, documentos fiscais incompletos ou sem o correto preenchimento dos campos tributários poderão comprometer o aproveitamento de créditos, prejudicar análises financeiras e aumentar a imprevisibilidade sobre o caixa", sinaliza.

Critério de escolha de fornecedores muda de patamar

A executiva também chama atenção para uma mudança no papel das áreas de compras e suprimentos. Segundo ela, critérios tradicionais como preço, prazo, qualidade e capacidade de entrega continuam relevantes, mas passam a ser insuficientes isoladamente. "Regime tributário do fornecedor, consistência cadastral e qualidade dos documentos emitidos devem se tornar fatores determinantes no custo real de cada aquisição. Ou seja, um fornecedor com preço aparentemente mais competitivo pode representar um custo efetivo maior caso seus documentos limitem o aproveitamento de créditos ou gerem retrabalho recorrente para as áreas fiscal e de contas a pagar", explica.

Split payment e apuração assistida devem ampliar a exigência por rastreabilidade

À medida que mecanismos como a apuração assistida e o split payment forem implementados, divergências entre o que foi contratado, faturado, registrado e pago deverão exigir controles mais estruturados. "Cruzar nota fiscal, pedido, fornecedor e pagamento com precisão passa a ser fundamental para reduzir inconsistências de apuração, atrasos operacionais e impactos no caixa. Uma recomendação importante é olhar para a operação antes da alíquota", destaca.

A executiva da Qive finaliza reforçando que a preparação das organizações deveria começar por perguntas operacionais, e não apenas fiscais. "É importante entender quais fornecedores concentram maior risco, quantas notas fiscais chegam com divergências, em que etapa do processo os erros costumam ser identificados e se a companhia consegue rastrear, de ponta a ponta, o caminho entre pedido, XML, aprovação e pagamento", completa.

A eficiência no novo cenário tributário não se resumirá ao cumprimento de prazos. Ela dependerá também da qualidade dos dados disponíveis para simular cenários, negociar com fornecedores e antecipar problemas antes que eles se transformem em perdas financeiras.