Um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) é uma unidade que centraliza atividades administrativas comuns a diferentes áreas de uma organização, com o objetivo de padronizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional, conforme definição da Secretaria de Serviços Compartilhados (SSC) do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI)

Um estudo conduzido pela Associação Brasileira de Serviços Compartilhados (ABSC) concluiu que as tecnologias podem aumentar significativamente a eficiência em ambientes de CSC, eliminando processos manuais, reduzindo o tempo de processamento e melhorando o relacionamento com clientes internos.

José Luiz Vendramini, Sales Account Manager LATAM do gerenciador de certificados digitais Redtrust, aponta que nos CSCs de grandes empresas o uso de certificados digitais já faz parte da rotina em áreas como jurídica, contábil e fiscal, e são usados na assinatura de documentos, transmissão de declarações e acesso a plataformas regulatórias, governamentais, entre muitos outros processos.

"Quando os certificados estão instalados diretamente nas máquinas dos usuários e sem um controle centralizado, os riscos são elevados, podendo comprometer processos essenciais e a conformidade legal", observa o especialista.

Riscos em ambientes digitais

O executivo alerta que entre os problemas mais comuns, relacionados à segurança dos certificados digitais, em CSCs estão a indisponibilidade por expiração não monitorada, que pode paralisar processos essenciais como a emissão de notas fiscais eletrônicas, envio de declarações obrigatórias e assinatura de contratos.

Além disso, o uso indevido de certificados — que pode resultar em fraudes e riscos relacionados à exposição de certificados em ambientes com múltiplos usuários — e à falta de auditoria em processos descentralizados também são apontados como desafios em ambientes com grandes volumes de dados sensíveis e confidenciais como os CSCs.

"Em um CSC, onde centenas ou milhares de certificados podem estar em uso simultâneo em diferentes áreas, esses riscos se multiplicam e podem comprometer não apenas a operação, mas também a conformidade legal e a reputação da empresa", orienta o profissional.

Segurança digital

Vendramini destaca que soluções de gerenciamento seguro de identidades e credenciais impactam a confiabilidade e a eficácia do modelo de serviços compartilhados, pois oferecem transparência e rastreabilidade. "É possível criar políticas específicas de acesso para cada certificado e usuário, com monitoramento contínuo das atividades em tempo real, o que reduz a probabilidade de fraudes e interrupções nos serviços".

De acordo com o especialista, a gestão centralizada do ciclo de vida dos certificados evita atrasos em processos regulatórios, reduz retrabalho das equipes e assegura continuidade operacional em larga escala. Segundo ele, isso permite que o CSC atue com mais agilidade, produtividade e segurança, liberando tempo e recursos para tarefas estratégicas de maior valor para o negócio.

"Outro benefício é a emissão de alertas automáticos de renovação, que asseguram continuidade operacional e eliminam riscos de atrasos que poderiam afetar simultaneamente diferentes áreas da empresa. Dessa forma, o CSC entrega serviços mais confiáveis e eficientes, fortalecendo seu papel estratégico como hub corporativo", declara Vendramini.

O Sales Account Manager LATAM da Redtrust reforça que a segurança digital, quando bem estruturada, transmite confiança a clientes, parceiros e órgãos reguladores, colocando as empresas que a adotam à frente na prevenção de riscos e incidentes. Para o executivo, a gestão segura de certificados digitais representa um pilar fundamental para os CSCs e deve ser compreendida como parte essencial da estratégia de transformação digital das empresas.

"No contexto dos CSCs, essa maturidade se reflete em vantagem competitiva, com menos tempo perdido em problemas técnicos, maior disponibilidade de sistemas e eficiência ampliada, especialmente em setores altamente regulados, como financeiro e de saúde, onde a confiabilidade pode ser decisiva para conquistar e manter contratos estratégicos", enfatiza o profissional.

Para mais informações, basta acessar: redtrust.com/pt-br/